季節はもうすぐ春。
入学シーズンですね。

長かった受験勉強の期間を経て、ようやく勝ち取った合格通知。
本当におめでとうございます!

でも、入学するには合格通知をもらって終わりではありません。
入学金や授業料の支払い、入学手続き書類の提出が終わってこそ、晴れて入学できる資格を得られるんですよね。

でも、合格した嬉しさのあまり、つい気持ちが舞い上がってしまうものですよね。
お家の人も年度末は仕事も一番忙しい時期で、フォローしきれないこともあるかもしれません。
お金はとりあえず振り込んだけど、書類はあとでゆっくり確認してから書こう!と思っていたら、うっかり書類の提出期限を間違えていた!
入学金だけ振り込んで、授業料の振込みを忘れていた!
いろんなケースがありますよね。

そこで今回は、大学入学の手続き書類の提出や支払いが遅れてしまった場合の対応方法について、下記の3つのテーマでまとめてみました。
どうしよう!と焦っているあなた。
参考になる情報があるはずですので、まずは深呼吸をしながら読んでみてください。

  • 大学入学の手続き書類が遅れた!今すぐやるべきことは?
  • 大学入学の手続き書類を出し忘れたらどんな理由で謝罪する?嘆願書の文例まとめ
  • 大学の入学時の前期授業料振込が遅れた!入学取り消しになる?

大学入学の手続き書類が遅れた!今すぐやるべきことは?

まずは書類の提出が遅れたパターンから解説しますね。

もしかしたら入学金は期限内にもう払っているんだから、問題ないでしょ?と思っている人もいるかもしれません。
たしかにそう捉えてくれる大学もあるようです。
でも、全部の大学がそうだと判断するのは、危険な考えです。
なぜかと言うと大学受験ってみんな本命の大学1つじゃなくて、滑り止めも含めて複数の大学を受験するのが一般的ですよね。
つまり、大学としてはお金と書類と両方ともが揃わないうちは、本当にあなたに入学してもらえるのか、まだ確定していない状態なんです。
場合によっては、二次募集をかける学校もあるかもしれません。
つまり、書類の提出の遅れによって、あなたの合格の枠が他の学生に回ってしまう可能性も0ではないということです。
そんなことになってしまっては、せっかくの合格が水の泡。
悠長に構えずに即行動しましょう!!

正しい対応フローはこれだ!

急いで行動と言われても何をどうしたらいいか分からない…。
そうですよね。
まず、具体的な対応手順をご説明しますね。

■書類がいつ提出できるのかチェック・書類を記入する
連絡する前にまず、手元の書類を確認しましょう。
添付書類などがある場合、即日提出が難しい場合もありますよね。
提出見込みを自分でおさえておきましょう。
いつ提出できるのかによって、大学側の判断も変わる可能性もあります。

■電話する
大学の担当部門に電話で連絡しましょう。
入学手続き書類には多くの場合返信用封筒がついているので、宛先に書かれている担当部門に連絡します。
もし載っていない場合やわからない場合は、大学の代表電話へ連絡して入学手続きの担当部署へつないでもらえば大丈夫ですよ。
何の書類のことか説明できるように、必ず手元に書類一式と合格したときの受験番号、メモを用意して、連絡しましょう。
遅れて提出して認められるのかどうかは、担当者の判断次第です。
場合によっては、その場で結論が出ない可能性もあります。

■指定された提出方法ですぐに提出する
すでに期限を過ぎていて迷惑をかけている状態なので、勝手な判断で対応しないようにしましょう。
指定された通りに速やかに提出するのがベストです。

電話で話すべきことは4つ

電話で相手に伝えた方がいいこと、確認した方がいいことが4つあります。

■お詫びと入学意思
今回提出が遅れてご迷惑をおかけしたことをまず丁重に謝罪しましょう。
その上で、どうしても入学させてほしい気持ちを素直に伝えます。

■担当者の名前
イレギュラーな対応をしてもらう状態なので、必ず担当者の名前はメモを取るようにしましょう。
場合によっては書類提出時にもその方宛に送る可能性もあります。
その場合は、お名前の漢字の表記まで聞いた方が確実ですね。

■提出期限
まだ書類を受け付けてくれる場合、いつまでにどんな風に提出すればいいか、指示があるはずです。
ここで提出期限を聞き間違ってしまっては元も子もないので、曜日を含めて復唱すると間違いにくいですよ。
何日に投函すればいいのか、それとも必着なのか、細かく確認しましょう。

■提出方法
提出方法についてもきちんと確認しましょう。
ひとえに郵送と言っても、普通郵便でいいのか、速達なのか、書留なのかなど変わってきます。
もし普通郵便でいいと言われた場合でも、追跡機能のついた特定記録郵便やレターパックで送ることをおススメします!
届いたのかな…とハラハラするよりも、インターネットでリアルタイムに確認できるので、安心ですよね。
受け取った側にとっても、丁寧な印象を感じるものですよ。
また、急ぎの書類の場合、郵送ではなく大学まで直接持参するように言われることもあるかもしれません。
いつでも行けるように準備しておきましょう。

提出時にすべきこと2つ

遅れての提出が晴れて認められ、書類を提出するときにもやった方がいいことがあります。

■書類の不備がないか入念にチェックする
ただでさえ遅れているのに、書類の不備があってはさらに処理を遅れさせることになります。
記入漏れや記入ミスがないか、提出前に何度も確認するようにしましょう。
そして、読みやすい丁寧な字で書くことも大切です。

■お詫びの文章を添える
電話でも十分謝罪したと思いますが、提出書類と一緒に文章でも謝罪すると良いでしょう。
ここでは、そんなに長く書く必要もありません。
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願い致します。」だけでも大丈夫です。

大学入学の手続き書類を出し忘れたらどんな理由で謝罪する?嘆願書の文例まとめ

書類の提出漏れに対する謝罪理由ですが、取り繕う必要はなく正直に話せば良いでしょう。
例えば、こんな理由です。

  • 親戚に不幸があり、慌ただしくしていたため忘れてしまっていた
  • 提出期限を勘違いしていた(15日を25日、10日を20日など)
  • 書類が揃わず提出できなかった

理由はどうあれ提出に遅れた事実が問題なので、理由をあれこれ考えるよりも前にすぐどうしたら良いか連絡して指示を仰ぐべきです。

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もし、連絡しても受け入れが難しいと言われてしまった場合や判断に時間がかかるとして保留にされてしまった場合、望みは薄いかもしれませんが嘆願書を郵送するのも1つの手です。
ただ嘆願書はどうかお願いしますと伝える書類であって、大学側に受け入れ義務はありません。
でも、どうしても諦め切れないなら、試してみる価値はあるかもしれません。

そもそも電話の時点でいつまでに出せば大丈夫と返答してもらえた場合は、すでに許可をいただけているのであえて嘆願書を出す必要はありません。
あくまでもノーと言われたときの最後の望みの綱なので、間違わないように気を付けてくださいね。

嘆願書の書き方

嘆願書にフォーマットは特にありませんが、今回のケースで最低限記載すべき内容があります。

  • 日付

嘆願書を書いた日です。

 

  • 宛名

大学の学校長宛、もしくは担当部門宛にしましょう。

 

  • 住所・連絡先

封筒にも書きますが、嘆願書の本紙にも記載があった方がスマートです。

 

  • 自分の名前と保護者の名前

自分の名前はもちろんのこと、大学入学には保護者の同意が必要です。

連名で必ず記載しましょう。

 

  • お詫びの文面

自分のミスで起こしてしまったことなので、まず謝罪しましょう。

 

  • 入学意思

何とか入学させてほしいという強い意志を明示しましょう。

 

嘆願書を書くときに大切なことは、要点を簡潔にまとめることとすぐに出すこと。
長々書くよりも伝えたい内容をシンプルに書くことを意識しましょう。
また、遅くなってしまって入学時期に間に合わなければ嘆願書を出す意味がありません。
すぐに書いて急いで出すようにしましょう!

嘆願書の文例

シンプルにと言われても、どう書いたらいいか分からない人もきっといますよね。
嘆願書のお詫びと入学意思の部分の文例を2つご紹介しますので、参考にしてみてください。

パターン1

本来○月○日に提出すべき入学手続き書類の提出日を誤認しており、提出が遅れてしまいました。この度は私の不手際により、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。○○大学は私の第一志望大学であり、これまでも貴校に入学するために必死に受験勉強をして参りました。今後は二度とこのようなことがないように致しますので、入学を許可していただきたく何卒よろしくお願い申し上げます。

パターン2

○○の書類がどうしても揃わず、提出期限が過ぎてしまいました。本来であればご相談した上で対処すべきところただ時間が経過してしまい、多大なるご迷惑をおかけしたことを猛省しております。その上で甚だ恐縮ではございますが、入学を許可していただきたく上申致します。貴校の○○学部に入学し、○○を学ぶことを熱望しております。寛大に善処いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

大学の入学時の前期授業料振込が遅れた!入学取り消しになる?

ここまで書類の提出が遅れてしまったパターンをご紹介しましたが、次は授業料の振込みが遅れてしまったケースです。

今回は、入学金はすでに振り込んでいるけれど、授業料の振込みだけ終わっていないということがどうして起きるのか?
同じタイミングで振り込んでしまえばいいのに…と思う人もいるかもしれません。
それは、入学金と授業料の支払いのタイミングがずれていることが多いからです。

多くの大学では、合格通知と一緒に入学金の支払いを通知します。
なので、本命の大学の合格発表がまだ先の場合、滑り止めの大学にも入学金だけは支払う、ということもあるでしょう。
入学金の支払い後に、さらに入学手続き書類と大学の授業料の送金依頼の通知がきます。
なので、入学金と授業料の支払いタイミングは別なことが一般的なんですね。
うっかり忘れてしまうシチュエーションが想像できますよね。

正しい対応フローはこうだ!

肝心のこれからの行動の起こし方ですが、入学金を支払っているから入学意思はあるとみなしてくれる大学もあれば、授業料だけとはいえ期日内に入金できていない以上は不可!とする大学もあります。
また、あなたが気づいたタイミングが遅いか早いかにもよるでしょう。

でも、せっかく掴んだ合格。
何もせずに諦めるのはもったいない!
具体的にこれからどうしたらいいか?対応手順をご説明しますね。

■入学金の振込み日、手続き書類の発送日、授業料の振込み可能な日を確認しておく
いきなり電話するよりもまず、状況を整理しておきましょう。
まず入学金自体は振込み済みであることを再度確認しましょう。
○月○日に△銀行△支店△名義で振込み済、ここまで確認できるとベストです。
特に日にちと名義が重要です。
というのも、振込みはおそらくお父さんやお母さん名義の銀行口座からですよね?
あなたの名前だけだと判別しにくい可能性があります。
また、これから振込みする授業料も高額なためおそらく保護者の方にお願いすることになるでしょう。
今日やってもらえるのか?明日になるのか?などご両親ともよく相談しておきましょう。

■電話する
大学の担当部門に電話で連絡しましょう。
その際は、手元に授業料振込の振込用紙や書類、受験番号のわかるもの、メモを用意してから掛けるとスムーズです。

■指定された提出方法ですぐに振込みする
遅れて入金する場合、振込先が異なるケースも稀にあります。
指定された通りの口座へ振り込みしましょう。
振込先エラーにならないように振込先の情報は必ず復唱し、正確な情報を聞き取りましょう。

電話で話すべきことは3つ

電話で相手に伝えた方がいいこと、確認した方がいいことが4つあります。

■お詫びと入学意思
今回振込みが遅れ迷惑をかけたことをまず丁重に謝罪しましょう。
その上で、どうしても入学させてほしい気持ちを素直に伝えます。

■担当者の名前
イレギュラーな対応をしてもらう状態なので、必ず担当者の名前はメモを取るようにしましょう。

■振込期限
まだ手続きしてもらえる場合、いつまでに振込みすればいいのか確認しましょう。
ここで気を付けてほしいのが期限の日にちが休みの前日だった場合。
銀行は15時までの営業のところが多いですが、他の銀行宛の振込みは仮に15時までにきちんと手続きをしたとしても、相手の口座に入金されるのが翌営業日になってしまうこともあるからです。
また、5や10のつく日は会社のお給料日や締日と重なることが多く、銀行はかなり混みます。
せっかく振込みしたのに期限切れにならないように、午前中のうちに手続きしてもらうようにしましょう。

■振込した旨の連絡
これはしてもしなくても良いので、心配な人だけ。
振込みして数時間あけてから振込みした旨を連絡しても良いでしょう。
このとき時間をあける理由は、入金までタイムラグがある可能性があるからです。
数時間あければ大体は入金の確認がとれるはずです。

まとめ

今回は大学入学の手続き漏れについてご紹介しました。
どんなに気を付けていたとしても、人間誰でもうっかり…ということはあるものです。
せっかくつかんだ合格なので、もうダメだ…と諦める前に出来る限りのことを尽くしてみましょう。

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